A fatura recorrente da empresa é gerada mensalmente para realizar o pagamento das parcelas dos empréstimos consignados dos funcionários. Ela inclui os valores das parcelas que serão deduzidos dos salários dos funcionários e repassados à instituição financeira responsável pela concessão do crédito.

Na Base39, a criação de faturas recorrentes é totalmente automatizada, simplificando o trabalho dos nossos clientes. Assim, a principal responsabilidade deles passa a ser a revisão e contestação dos pagamentos mensais de parcelas específicas, em vez da criação das faturas.

Esta documentação detalha o funcionamento do sistema de criação automática de faturas recorrentes.

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Tipos de fatura

O sistema realiza a criação de três tipos de faturas recorrentes:

  1. Para funcionários com vínculos empregatícios ativos com as empresas.

  2. Para funcionários com vínculos empregatícios encerrados (por exemplo, demitidos).

  3. Para funcionários que a empresa tenha contestado o valor da parcela.

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Faturas para funcionários com vínculos empregatícios ativos

Data de corte

A data de corte é o principal fator na criação das faturas.

Nas configurações do sistema e da empresa, a propriedade cutoffDay define quando a fatura da vigência atual deve ser encerrada.

Para o sistema, a data de corte também marca o momento em que a fatura da nova vigência será gerada.

Confira abaixo um exemplo de como a criação de faturas é processada com base na data de corte:

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Exemplo de criação e fechamento de faturas recorrentes

A tabela abaixo apresenta um cronograma detalhado para a criação e o fechamento das faturas mensais, incluindo as datas de vencimento e os períodos de vigência.

Os cenários levam em conta a possibilidade das datas de corte ocorrerem no mês anterior ou no próprio mês de vencimento da fatura.

#Data de corteVencimentoId da faturaStatus da faturaVigência
120/01/202405/03/2024inv_1draft01/03/2024 - 31/03/2024
220/02/202405/03/2024inv_1open01/03/2024 - 31/03/2024
320/02/202405/04/2024inv_2draft01/04/2024 - 30/04/2024
420/03/202405/04/2024inv_2open01/04/2024 - 30/04/2024
520/03/202405/05/2024inv_3draft01/05/2024 - 31/05/2024
604/04/202410/04/2024inv_4open01/04/2024 - 30/04/2024
704/04/202410/05/2024inv_5draft01/05/2024 - 31/05/2024
804/05/202410/05/2024inv_5open01/05/2024 - 31/05/2024
904/05/202410/06/2024inv_6draft01/05/2024 - 31/05/2024

Entendendo a tabela

Cada linha da tabela representa um ciclo de faturamento, mostrando quando a operação ocorre e o que acontece com a fatura.

Analisando a fatura com ID inv_1

Linha 1: A fatura foi criada em 20 de janeiro de 2024 com o estado “Em processamento” (draft). Ela se refere ao período de 1º a 31 de março de 2024, mas ainda não está disponível para pagamento. O vencimento está marcado para 5 de março de 2024.

Linha 2: Em 20 de fevereiro de 2024, a fatura foi atualizada para o estado “A pagar” (open), o que significa que não pode mais ser alterada e está disponível para pagamento.

Como a data de corte (data em que a fatura é aberta) ocorre após a data de vencimento, o pagamento da fatura é programado para dois meses no futuro.

Analisando a fatura com ID inv_5

Linha 7: A fatura foi criada em 4 de abril de 2024 com o estado “Em processamento” (draft). Ela cobre o período de 1º a 31 de maio de 2024 e ainda não está disponível para pagamento. O vencimento está marcado para 10 de maio de 2024.

Linha 8: Em 4 de maio de 2024, a fatura foi alterada para o estado “Em aberto” (open), tornando-se imutável e disponível para pagamento.

Como a data de corte ocorre antes da data de vencimento, o pagamento da fatura é programado para o mês seguinte.

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Execução do fluxo de cálculo das datas de vencimento

Os exemplos deste fluxo serão executados conforme as configurações da data de corte (cutoffDay).

O processo inicia no dia seguinte à data de corte. Abaixo, estão as etapas detalhadas desse processo:

1

Obtenção das parcelas em aberto

O sistema obtém todas as parcelas em aberto para o próximo mês, desde o início até o último dia do mês.

As faturas criadas automaticamente terão as seguintes configurações: ⇒ Faturas com parcelas regulares: payer:comp_, type:company_recurring, purpose:regular

2

Criação das faturas

Para cada beneficiário único (Fundos), é criada uma fatura com o status “Em processamento” (draft), com a data de vencimento configurada conforme os exemplos fornecidos.

3

Adição de itens às faturas

Cada parcela é adicionada como um item de fatura, incluindo as de valor zero (como ocorre, por exemplo, com as parcelas contestadas). Itens de fatura com valor zero indicam que a parcela foi incluída na fatura recorrente, mas não afetará no valor total a ser pago.

Fechamento de faturas com o status de “Em processamento”

Paralelamente ao processo acima, o sistema executa o fechamento das faturas que estavam em “Em processamento” (draft), transformando-as em faturas “A pagar” (open).

Este processo ocorre da seguinte forma:

1

Obtenção das faturas recorrentes

O sistema obtém todas as faturas recorrentes criadas para o mês atual.

2

Alteração do status

Todas as faturas recorrentes do mês atual são alteradas para o status “A pagar” (open).

3

Tratamento das parcelas contestadas

Se a configuração para criar faturas PF estiver habilitada e houverem parcelas contestadas, serão criadas faturas para cada respectiva PF (Pessoa Física) com o valor restante da parcela. As faturas PF já são criadas no estado “A pagar” (open).

As faturas PF criadas pela contestação terão as seguintes configurações: payer:cust_*, type:company_recurring, purpose:no_funds e purposeKey:<valor preenchido no momento da contestação>
Uma vez com o status “A pagar” (open), uma fatura não poderá sofrer modificações e estará elegível para pagamento.

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Configurações necessárias

Confira as configurações necessárias para garantir que todo o processo descrito acima ocorra corretamente e onde configurá-las:

  • Pessoa Jurídica (PJ)

    • autoCreate: Habilita o processamento mensal automático de faturas PJ.
      • Na empresa: settings.invoices.companyRecurring.create.autoCreate
      • Nas configurações gerais: invoices.companyRecurring.create.autoCreate
    • cutoffDay: Define a data de corte.
      • Na empresa: settings.invoices.companyRecurring.create.cutoffDay
      • Nas configurações gerais: invoices.companyRecurring.create.cutoffDay
    • daysUntilDue.amount: É um dos componentes utilizados para calcular a data de vencimento da fatura.
      • Na empresa: settings.invoices.companyRecurring.daysUntilDue.amount
      • Nas configurações gerais: invoices.companyRecurring.daysUntilDue.amount

  • Pessoa Física (PF)

    • autoCreate: Habilita a criação automática de faturas PF.
      • Nas configurações gerais: invoices.customerRecurring.create.autoCreate
    • daysUntilDue.amount: É um dos componentes utilizados para calcular a data de vencimento da fatura.
      • Nas configurações gerais: invoices.customerRecurring.daysUntilDue.amount

  • Criação de faturas. Confira os endpoints relacionados a criação de faturas:

  • De/Para de status das faturas (na API e no Portal Empresa)

    • draft: Em processamento
    • open: A pagar
    • paid: Paga
    • void: Cancelada
    • uncollectible: Incobrável

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Fatura dos funcionários com parcelas contestadas

Os funcionários com parcelas contestadas nas faturas da empresa serão responsáveis pelo pagamento dessas faturas específicas.

A fatura será criada seguindo a mesma semântica da fatura normal. No dia seguinte a data de corte (cutoffDay), as parcelas contestadas de faturas “Em processamento” (draft) serão geradas individualmente, tendo como responsável pelo pagamento o funcionário em questão.

Para saber mais sobre a funcionalidade de contestação de parcelas, consulte nossa documentação: Constestação de parcelas.

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Agrupamento de faturas PJ

O agrupamento de faturas é uma funcionalidade que permite às empresas consolidar suas faturas de repasse mensal em uma única fatura, contendo todas as parcelas.

Para saber mais sobre a funcionalidade de agrupar faturas, consulte nossa documentação: Agrupar faturas.

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Faturas para funcionários sem vínculos empregatícios ativos

As faturas para funcionários sem vínculos empregatícios ativos são classificadas como faturas PF (Pessoa Física), pois a responsabilidade pelo pagamento da parcela passa da empresa para o ex-funcionário.

Configurações necessárias

  • Nas configurações gerais do sistema, existe a propriedade autoCreate para faturas PF. Quando essa propriedade está ativa, o sistema cria automaticamente as faturas de ex-funcionários alguns dias antes da data de vencimento.

  • A quantidade de dias antes do vencimento é determinada pela propriedade daysUntilDue, também localizada nas configurações gerais do sistema.

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Exemplo de quando a fatura é criada

A tabela abaixo detalha quando a fatura PF é criada baseado em diferentes configurações do dias para vencimento (daysUntilDue) e datas de vencimento.

#Data de quando a fatura será criadaDias para vencimentoParcelas com vencimento em
128/02/2023505/03/2023
201/03/2023809/03/2023
302/03/20231315/03/2023
430/03/20232120/04/2023

Rotina do sistema

Todos os dias o sistema verifica se há faturas para serem criadas. O passo-a-passo abaixo explica o que acontece neste processo:

  1. A data de vencimento das faturas é calculada com base na quantidade de dias para o vencimento.

  2. São identificadas todas as parcelas em aberto destinadas a funcionários onde o vencimento coincide com a data calculada.

  3. É criada uma fatura por parcela por funcionário. As faturas PF já serão criadas com o status “A pagar” (open).

As faturas criadas automaticamente terão as seguintes configurações: ⇒ Faturas com Parcelas regulares: payer:cust_*, type:customer_recurring e purpose:regular.

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Configurações necessárias

Confira as configurações necessárias para garantir que todo o processo descrito acima ocorra corretamente e onde configurá-las:

  • Pessoa Física (PF)
    • autoCreate: Habilita a criação automática de faturas PF.
      • Fica nas configurações gerais em: invoices.customerRecurring.create.autoCreate
    • daysUntilDue.amount: É um dos componentes utilizados para calcular a data de vencimento da fatura.
      • Fica nas configurações gerais em: invoices.customerRecurring.daysUntilDue.amount

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FAQ

Agrupar faturasAlterar a data de vencimento de um boleto